第一章总则

　　第一条、机电系学生会办公室是在院党委的领导和团委的指导下开展工作，隶属于机电系学生会的学生群众组织。它是负责处理我院学生会日常事务、工作制度建设、财务设备管理、文书制作处理、对外联系和信息交流等工作的重要职能部门。

　　第二条、办公室是学生会下设的一个部门，以“忠诚合作、积极服务”为部门宗旨，它是联系主席团与各部门之间的纽带和桥梁。为了提高学生办公室的工作能力和工作效率，充分发挥大学生自我教育、自我管理、自我服务的功效和作用，建立一个相对合理有效的管理机制，特制定办公室章程如下。

　　第二章部门性质

　　机构设置

　　（一）、学生会办公室设主任、副主任、财务专员各一名，助理、干事、部员若干。

　　（二）、学生会办公室实行责任制。

　　第四条、部门职责

　　（一）、负责日常办公事务，协调学生会各部门、各学生分会间的工作联系。

　　（二）、负责学生会印章管理。

　　（三）、负责学生会干部会议工作。

　　（四）、负责起草、印发、管理、归档、保存学生会相应文件资料。

　　（五）、负责学生会物品采购和管理。

　　（六）、负责学生会干部和干事考核及学生会成员建档工作。

　　（七）、负责学生会的值班工作、对外联系和来客接待工作。

　　（八）、负责学生会财务、仓库公共物品的管理。

　　（九）、完成院团委、学生会主席团交给的其它工作任务。

　　第五条、成员职责

　　（一）、遵守国家宪法和其他法律、法规，遵守院纪、院规，遵守学生会章程，遵守部门章程及各种规章制度，执行学生会及部门决议，支持部门工作，认真高效地完成分配的任务。

　　（二）、时刻保持高度的责任感，开展工作本着认真、谨慎、负责的态度，力求管理制度化，工作的规范化和条理化，每位成员都要为建造一个充满战斗力和凝聚力的集体而努力。

　　（三）、认真、准时参加学生会及本部门活动和例会，并认真做好会议记录，不得迟到、早退、无故缺席。

　　（四）、要有强的集体荣誉感，各成员要互相关心，互相信任，互相帮助，经常交流，努力继续营造办公室温暖的“家”的气氛。

　　（五）、对部门工作有批评、意见和建议权，对部门规章制度的修改、删减和增添具有表决权。

　　第三章工作制度

　　第六条、物品管理制度

　　（一）、办公室里所有物品原则上归整个学生会所有，由办公室统一管理、协调。办公室负责人须不定期对办公室财务进行清点登记。值班人员需做好物品出、入库详细登记。

　　（二）、各部门如需借用，须说明用途、借用目的及归还日期，经主席团同意后由办公室主任统一协调并履行相关借用手续方可外借。借用过程中如有损坏，由借用部门或责任人负责。

　　（三）、学生会所有成员未经主席团或办公室允许不得将办公室财务私自外借或挪为己用，如经发现，将严肃处理。

　　（四）、学生会各部门如有物品需暂时存放于办公室，需经主席团和办公室负责人同意后，方可存放，拒绝永久性存放不明物品。

　　第七条、财务管理制度

　　（一）、学生会财务属于整个学生会所有，由办公室主任和财务专员专门负责，主席团监督。财务专员于每月初在学生会全体会议上通报财务收支情况。

　　（二）、学生会财务负责人必须按照严格的财务制度履行职责，任何个人和部门不得以任何理由私自挪用。对于出现错误的责任人，上报主席团审批后直接开除，并追究其相关责任，情节严重者依据相关法律政策裁决。

　　第八条、文档管理制度

　　（一）、学生会各部文档资料隶属学生会财产一部分，各部门将本部门相应活动材料（包括规章制度、上级资料、活动策划书、活动通知、经费预算表、赞助协议书、活动总结等）整齐有序地整理成册后装入文件袋，上交办公室统一管理，办公室全体成员必须细心整理、爱护有加，不得私自带出办公室。

　　（二）、办公室要对所有文档进行分类、整理、归档，做好文档的保存工作。不定期对所有文件进行一次整理。办公室成员应熟悉文件柜里文件的存放情况。

 　　（三）、为方便档案的查阅，除在文件登记本上做好详细记录外，办公室务必将每一份档案列入档案目录，注明档案名称及档案号。

　　（四）、办公室文档资料如有外借应做好登记，需注明哪个部门、经手人、用途及归还时间等。未经允许，任何个人和部门不得将备档资料私自带出办公室。

　　（五）、存档资料、贵重物品及公章等必须锁入文件柜。

　　（六）、不允许各部门人员随意翻阅其他部门的有关资料。

　　第九条、日常值班制度

　　（一）、办公室值班时间为19：00至21：30，交接班的时间为21：20到21：30。值班人员不得迟到、早退，值班期间不得擅自离岗。如果轮值当日有事，需提前向当日负责人请假并找人代班。务必保证上班时间办公室有成员值班。

　　（二）、值班时需做好值班记录。记录需规范，详细，并保持记录本的干净整洁。

　　（三）、学生会办公室值班时，注重个人仪表，自觉维护办公室秩序，严肃办公气氛，不得在办公室嬉戏、娱乐，不得做有损办公室及整个学生会形象的事。不允许个人以任何名义从事商业活动及与值班无关事宜，更不得将与学生会无关人员带到办公室。

　　（四）、工作认真，踏实肯干，有高度的责任心，任劳任怨，以耐心、微笑面对每一位同学和每一件事。

　　（五）、尊重他人，举止文明，礼待宾客，乐于助人。对老师谦虚礼貌，对同学真诚热情。

　　（六）、如有人来访，应热情接待，为其提供服务，如果自己不能解决的，可向办公室主任、主席团或团委指导老师反应。做到认真听取，妥善安排，耐心处理来访同学的事宜。

　　（七）、办公室的书籍、报刊及其他一般公共用品不得随意外借，必须经过办公室主任或主席团同意、记录后方可外借；贵重物品，必须经团委老师签字，主席团、办公室主任同意、记录后方可外借。外借过程中，若有遗失，由值班员负责追回，由相关责任人负责赔偿。

　　（八）、自觉维护办公环境，爱护公物，保持卫生。做好清洁，每天保证办公室清爽整洁，物品摆放整齐，垃圾桶内无垃圾。并在每周做一次大扫除。

　　（九）、值班同学离开办公室要注意熄灯、关窗、锁门。如有其他学生会成员仍在办公室工作，叮嘱其做好安全工作。

　　（十）、下一值班同学须在上一值班同学处接领办公室钥匙，成员不得擅自配办公室钥匙。

　　第五章会议制度

　　第十条、每次会议各成员必须提前5分钟到场，若有特殊情况不能到会者，需提前向负责人请假，并提交书面请假条，负责人应视其原因考虑是否准假，无正当理由者作缺席处理，每次会议由考勤人员考勤并记录。

　　第十一条、主持者应准时开会，尽量简短高效，不得拖延时间，主持者应严格掌握会议时间，在最短的时间内完成各项会议议程，提高会议效率。各成员应该聚精会神，不准嬉戏或做其他与会议无关的事。

　　第十二条、会议过程中，与会人员必须保持会场安静，认真听取发言者的意见，并作好会议记录。如对会议内容有疑问，待会议主要内容结束后方可提出。

　　第十三条、会议讨论期间，各成员要积极发言，对实践活动提出自己的看法和意见。

　　第十四条、每次例会所作出的决定，所有干部都必须认真执行，完成会议所交代的各项任务。

　　第六章附则

　　第十五条、本章程依据《机电系学生会章程》并结合办公室具体情况而制定，经过院学生会办公室全体成员会议讨论及院学生会审查通过，适用于院学生会办公室所有成员。

 　　第十六条、本章程如须补充、修改，由三分之一以上成员提出，经院学生会办公室全体会议讨论通过后，确定章程的修改方案，经院学生会审查后生效。

　　第十七条、本章程自公布之日起实施，并由院学生会办公室负责解释。